Datenschutz in der Kitaja-App

Stand: 10. November 2026

1. Wer ist verantwortlich?

Kitaja ist eine Software für Kitas. Für die Daten in der App ist die Kita verantwortlich, bei der Sie angemeldet sind (oder ihr Träger). Sie legt Ihr Konto an und entscheidet, welche Bereiche genutzt werden. Die Datenschutzerklärung Ihrer Kita finden Sie in der App unter Einstellungen.

Wir betreiben die Software im Auftrag der Kita als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO:

2. Grundsätze

Die App zeigt keine Werbung, verfolgt Sie nicht über andere Apps oder Websites hinweg und gibt keine Daten an Datenhändler weiter. Alle Daten liegen auf Servern in Deutschland, jede Kita in einer eigenen, von anderen Kitas getrennten Datenbank.

3. Welche Daten verarbeitet die App?

Welche Bereiche es gibt, hängt davon ab, was Ihre Kita nutzt.

• Konto: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert), Rolle, auf Wunsch Zwei-Faktor-Anmeldung.
• Kontaktdaten: Telefonnummer, Anschrift und weitere Angaben, die Eltern oder Team in ihrem Profil hinterlegen.
• Daten der Kinder: Name, Geburtsdatum, Gruppe, Betreuungszeiten, An- und Abwesenheiten.
• Gesundheitsangaben: zum Beispiel Allergien, Medikamente und Krankmeldungen, zum Schutz und zur Betreuung des Kindes.
• Fotos: Fotos aus dem Kita-Alltag, nur mit Einwilligung der Eltern und nur für angemeldete Personen der eigenen Kita sichtbar. Wenn Ihre Kita eine Türklingel mit Kamera nutzt, außerdem Standbilder beim Klingeln (Löschung nach 7 Tagen).
• Dokumente und Nachrichten: Verträge, Unterschriften, hochgeladene Dokumente, Mitteilungen und Termine.
• Finanzdaten: Beiträge und Bankverbindung für die Abrechnung der Kita, beim Team auch Gehaltsunterlagen und für die Lohnabrechnung nötige Angaben wie die Konfession.
• Technische Daten: Server-Protokolle (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Funktion) zur Sicherheit des Systems und Fehlerberichte (siehe Abschnitt 4).

Die App fragt keinen Standort ab. Kamera und Fotomediathek nutzt sie nur, wenn Sie selbst ein Foto oder Dokument hochladen. Face ID oder Fingerabdruck prüft allein Ihr Gerät, die App erhält keine biometrischen Daten.

4. Wer bekommt Daten?

• Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen): Betrieb der Server im Rechenzentrum Falkenstein, Deutschland.
• Brevo GmbH (Berlin): Versand von E-Mails, zum Beispiel Zugangsdaten und Benachrichtigungen. Unterauftragnehmer von Brevo können Daten in den USA verarbeiten, abgesichert über EU-Standardvertragsklauseln.
• Sentry (Functional Software, Inc.): Fehlerberichte, gespeichert in der EU-Region. Sie enthalten technische Angaben zum Fehler und eine Nutzernummer, keine Namen und keine Inhalte. Der Anbieter sitzt in den USA, abgesichert über das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.
• Apple Push Notification Service: stellt Benachrichtigungen zu, wenn Sie sie erlauben. Apple erhält dafür eine Gerätekennung und die Nachricht. In Benachrichtigungen stehen keine Beträge und keine Gesundheitsangaben.

Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung. Sicherungskopien liegen verschlüsselt auf einem eigenen System des Betreibers in Deutschland und werden nach höchstens 15 Tagen gelöscht.

5. Wie lange werden Daten gespeichert?

So lange, wie die Kita sie für die Betreuung braucht oder gesetzlich aufbewahren muss. Die Fristen legt die Kita fest. Nach dem Ende der Betreuung werden die Daten eines Kindes anonymisiert; Fotos, auf denen nur dieses Kind zu sehen ist, werden gelöscht.

6. Konto löschen

Sie können Ihr Konto in der App in den Einstellungen unter Konto löschen löschen. Dabei werden Name, E-Mail-Adresse, Passwort, Einwilligungen und Geräte für Benachrichtigungen entfernt; das Konto lässt sich danach keiner Person mehr zuordnen.

Solange Ihr Kind in der Kita betreut wird, stellt die App stattdessen einen Löschantrag an die Kita, damit die Betreuung nicht mittendrin abreißt. Unterlagen, die die Kita aufbewahren muss (zum Beispiel Verträge oder Arbeitszeiten), bleiben bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist bei der Kita.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO) sowie das Recht, Einwilligungen jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. Ihre Daten können Sie in der App in den Einstellungen unter Datenexport herunterladen. Wenden Sie sich am besten zuerst an Ihre Kita; Sie erreichen uns auch unter datenschutz@kitaja.de. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.

8. Sicherheit

Die Verbindung ist durchgehend verschlüsselt, die Datenbanken sind verschlüsselt gespeichert, Zugriffe sind nach Rollen beschränkt (Eltern sehen nur Daten ihrer eigenen Kinder), und sicherheitsrelevante Vorgänge werden protokolliert. Die Anmeldung in der App bleibt im Schlüsselbund Ihres Geräts gespeichert.