Das digitale Büro der kleinen Kita.
Warteliste, Verträge mit digitaler Unterschrift, Behörden-Dokumente und Elternkommunikation. Alles in einer App, zu einem Festpreis. Kein Rechnen pro Kind, Datenschutz von der ersten Zeile an.
WhatsApp, Excel und ein Ordner voller Zettel.
So läuft Verwaltung in den meisten kleinen Kitas heute. Es kostet Leitungszeit, die niemand hat, und bei Kinderdaten ist es ein echtes Risiko.
✕ Warteliste im Tabellenblatt
Anfragen kommen per Mail, Telefon und Zettel. Wer hat abgesagt, wer wartet seit wann, welche Daten fehlen? Die Übersicht geht verloren, sobald es mehr als eine Handvoll Familien sind.
✕ Verträge drucken und scannen
Ausdrucken, unterschreiben lassen, einscannen, ablegen. Jede Änderung fängt von vorne an. Behörden-Dokumente für den Gutschein tippt am Ende jemand von Hand.
✕ Elternchat bei WhatsApp
Praktisch, aber Datenschutzbehörden raten Kitas davon ab. Fotos mit Standortdaten, keine Einwilligung, keine Kontrolle darüber, wo die Daten der Kinder landen.
Vier Aufgaben, ein Werkzeug.
Kitaja deckt genau den Weg ab, den eine kleine Kita täglich geht, von der ersten Anfrage bis zur Kommunikation mit den Familien.
Warteliste bis Aufnahme
Von der Online-Anmeldung auf eurer Website bis zur Aufnahme. Ein Klick übernimmt alle bekannten Daten ins Kind-Profil, nichts wird doppelt getippt.
Verträge mit digitaler Unterschrift
Vorlage hochladen, Felder visuell platzieren, digital unterschreiben lassen. Am Ende steht ein fertiges PDF, das sich auch nachträglich sauber anpassen lässt.
Behörden-Dokumente
Gutschein-Änderungsmitteilungen und Nachweise werden jeden Monat automatisch erzeugt: genau die Formulare, die ihr sonst von Hand für die Behörde ausfüllt. Das nimmt euch sonst kein Anbieter ab.
Elternkommunikation
Ankündigungen, Kalender, Abwesenheiten und Fotos, jedes mit Einwilligung pro Bild. Ein sicherer Kanal zu den Familien, ganz ohne WhatsApp.
Alles zusammen. Zum Festpreis. Das gibt es sonst nicht.
Kommunikations-Apps lösen die Verwaltung nicht. Verwaltungs-Suiten rechnen pro Kind und lassen den Gutschein-Papierkram weg. Kitaja macht beides, zum Pauschalpreis.
| Funktion | Kitaja | Kommunikations-App | Verwaltungs-Suite |
|---|---|---|---|
| Elternkommunikation & Fotos | ✓ | ✓ | teilweise |
| Warteliste bis Aufnahme | ✓ | - | ✓ |
| Verträge mit digitaler Unterschrift | ✓ | - | Aufpreis |
| Gutschein- & Behörden-Dokumente | ✓ | - | - |
| Festpreis ohne Rechnen pro Kind | ✓ | meist | - |
| Hosting in Deutschland | ✓ | unterschiedlich | unterschiedlich |
| Startkosten | 0 € | oft 59-89 € | unterschiedlich |
| Monatlich kündbar | ✓ | oft Jahresvertrag | oft Jahresvertrag |
Datenschutz ist kein Kleingedrucktes. Es ist das Fundament.
Kinderdaten sind die sensibelsten Daten, die eine Kita verwaltet. Deshalb ist Datenschutz bei Kitaja kein Modul, sondern in jede Funktion eingebaut.
✓ Server in Deutschland
Alle Daten liegen auf Servern in Deutschland, kein Transfer in Drittländer, keine versteckten Tracker im Hintergrund.
✓ Fotos ohne Standortdaten
Beim Hochladen werden Standort- und Geräteinformationen automatisch aus jedem Bild entfernt, bevor es gespeichert wird.
✓ Einwilligung pro Foto
Eltern sehen nur, was ihr Kind betrifft. Für jedes Foto gilt die erteilte Einwilligung, dokumentiert und nachvollziehbar.
✓ Auskunft und Löschung per Klick
Datenexport und Löschung erledigen Familien selbst, ohne Formular an die Leitung. DSGVO-Rechte, die einfach funktionieren.
Kita-Apps standen zuletzt wegen Datenlecks und unsichtbaren Trackern in der Kritik. Wir haben Kitaja von Anfang an so gebaut, dass wir bei jeder Prüfung ruhig bleiben können.
Kaja & Marvin
Wir betreiben selbst eine Kita.
Kitaja ist aus unserer eigenen Krippe in Hamburg entstanden. Wir haben die Software gebaut, die wir jeden Tag selbst vermisst haben, und wir benutzen jede einzelne Funktion im echten Betrieb.
Das heißt: Kein Feature ist am Reißbrett entstanden. Warteliste, Verträge, Gutschein-Dokumente, Elternkommunikation, alles ist an einer echten Kita getestet, bevor es zu euch kommt. In unserer Krippe nutzen alle Familien Kitaja jeden Tag.
Kein anderer Anbieter betreibt selbst eine Kita. Wir schon.
Ein Festpreis pro Einrichtung. Kein Zählen pro Kind.
Planbar für Vorstand und Leitung. Einrichtung kostenlos, ein Monat gratis, jederzeit monatlich kündbar.
Für Kitas, die vor allem die Elternkommunikation sicher digitalisieren wollen.
- Ankündigungen, auf Wunsch als Mitteilung direkt aufs Handy
- Fotos mit Einwilligung pro Bild
- Kalender zum Abonnieren, Abwesenheiten & Gruppen
- Wochenrückblick & Geburtstags-Erinnerungen
- Eltern exportieren und löschen ihre Daten selbst
Das komplette digitale Büro: Verwaltung, Behörden-Dokumente und Team-Organisation.
- Alles aus Basis
- Warteliste bis Aufnahme, mit automatischem Nachfassen
- Verträge mit digitaler Unterschrift, auch per Link ohne Eltern-Konto
- Gutschein- & Behörden-Dokumente
- Dokumentenordner pro Familie statt E-Mail-Anhängen
- Zeiterfassung mit Stempeluhr & Team-Urlaubsplanung
- Statistiken für Leitung & Vorstand
Alle Preise pro Einrichtung, zzgl. USt. · Verbands- und Netzwerkrabatte auf Anfrage.
Zum Vergleich: Bei Anbietern mit Preis pro Kind kostet eine Kita mit 30 Kindern schnell über 70 € im Monat, plus Jahresvertrag.
Gemacht für kleine Kitas, die selbst entscheiden.
Kitaja ist bewusst schlank. Für Einrichtungen, in denen Leitung und Vorstand selbst über ihre Werkzeuge bestimmen, statt auf eine Träger-IT zu warten.
Ehrenamtlicher Vorstand und Leitung entscheiden gemeinsam. Planbare Kosten und wenig Verwaltung sind hier Gold wert.
Ein bis drei Gruppen, eine Geschäftsführung, kurze Wege. Alles an einem Ort, ohne Funktionen, die nur Konzerne brauchen.
Gerade bei den Kleinsten zählt jede Minute Leitungszeit. Kitaja nimmt den Papierkram ab, den Betreuung braucht.
Noch nicht das Richtige für große Träger-Ketten und kommunale Vergabeverfahren. Wir wachsen bewusst aus dem kleinen Segment heraus.
Was Leitungen und Vorstände uns fragen.
Ist Kitaja fertig? Können wir es schon nutzen?
Ja. Kitaja läuft im Alltag unserer eigenen Krippe: Warteliste, Verträge, Behörden-Dokumente und Elternkommunikation sind dort täglich im Einsatz. Als eine der ersten Kitas bekommt ihr eine eigene Umgebung, die wir persönlich mit euch einrichten.
Wie läuft der Start ab?
Ihr meldet euch über das Formular, wir zeigen euch Kitaja in einem kurzen Video-Call und richten danach eure Umgebung ein. Eure bestehende Warteliste übernehmen wir dabei, zum Beispiel aus Excel. Der erste Monat ist kostenlos, danach gilt der Festpreis, ohne Mindestlaufzeit, monatlich kündbar. Bei Fragen sprecht ihr immer direkt mit uns, nicht mit einem Callcenter.
Müssen alle Eltern eine App installieren?
Nein. Kitaja läuft im Browser auf jedem Handy, ohne App Store und ohne Installation. Eltern bekommen eine Einladung per E-Mail und sind in ein paar Minuten drin.
Was bekommen wir für den Datenschutz-Ordner?
Einen AV-Vertrag (Vertrag zur Auftragsverarbeitung), eine Übersicht der technischen und organisatorischen Maßnahmen und Muster-Einwilligungen für die Eltern. Alle Daten liegen auf Servern in Deutschland. Damit habt ihr das, was euer Datenschutz-Ansprechpartner sehen will.
Ist die digitale Unterschrift rechtsgültig?
Für private Betreuungsverträge schreibt das Gesetz keine besondere Form vor, die digitale Unterschrift in Kitaja ist dafür geeignet. Ihr bekommt zu jedem Vertrag ein fertiges PDF mit dokumentierter Unterschrift für eure Ablage.
Wir sind eine Elterninitiative. Wie überzeugen wir den Vorstand?
Mit Planbarkeit: ein Festpreis pro Einrichtung, der in die Sachkostenpauschale passt, keine Einrichtungskosten, monatlich kündbar. Ihr testet einen Monat kostenlos, bevor ihr irgendetwas bezahlt. Wenn ihr wollt, machen wir den Demo-Call direkt mit eurem Vorstand zusammen.
Funktioniert Kitaja außerhalb Hamburgs?
Ja. Warteliste, Verträge, Fotos und Elternkommunikation funktionieren überall. Die automatischen Behörden-Dokumente sind aktuell auf das Hamburger Gutschein-System zugeschnitten. Weitere Bundesländer bauen wir nach dem Bedarf der ersten Kitas aus.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen?
Ihr exportiert eure Daten jederzeit selbst aus Kitaja heraus. Nach dem Vertragsende löschen wir alle Daten endgültig von unseren Servern und bestätigen euch das schriftlich.
Was passiert, wenn es Kitaja irgendwann nicht mehr gibt?
Eure Daten gehören euch: Familien, Verträge als PDF und Fotos lassen sich jederzeit vollständig exportieren. Sollten wir den Betrieb je einstellen, sagen wir euch rechtzeitig Bescheid und helfen beim Umzug.
Sieh dir Kitaja in fünf Minuten an.
Klick durch die Live-Demo mit realistischen Beispieldaten, ganz ohne Registrierung. Oder starte als eine der ersten Kitas und teste einen Monat kostenlos.