Datenschutz ist bei uns der Bauplan.
Kinderdaten sind die sensibelsten Daten einer Kita. Hier steht, wie Kitaja sie schützt, wer außer uns Daten verarbeitet und was ihr für euren Datenschutz-Ordner bekommt.
Was Kitaja eingebaut hat.
✓ Server in Deutschland
Die Daten liegen bei Hetzner im Rechenzentrum Falkenstein. Jede Kita hat eine eigene, von anderen Kitas getrennte Datenbank, verschlüsselt gespeichert.
✓ Kein Tracking, keine Werbung
Kitaja zeigt keine Werbung, verfolgt niemanden über andere Apps oder Websites und gibt keine Daten an Datenhändler weiter.
✓ Foto-Einwilligung pro Kind
Ein Kind kann nur auf Fotos markiert werden, wenn für genau dieses Kind eine unterschriebene Einwilligung vorliegt. Standortdaten werden beim Hochladen aus jedem Bild entfernt.
✓ Rollen und Rechte
Eltern sehen nur Daten ihrer eigenen Kinder. Im Team und im Vorstand sieht jede Person nur die Bereiche, die sie für ihre Aufgabe braucht.
✓ Sichere Anmeldung
Die Verbindung ist durchgehend verschlüsselt. Für Konten mit vielen Rechten ist die Zwei-Faktor-Anmeldung Pflicht.
✓ Löschen nach Fristen
Nach dem Ende der Betreuung werden die Daten eines Kindes nach den Fristen der Kita anonymisiert. Fotos, auf denen nur dieses Kind zu sehen ist, werden gelöscht.
✓ Export für Familien
Eltern laden ihre Daten in der App selbst herunter. Ihr Konto können sie selbst löschen; solange ein Kind betreut wird, geht ein Löschantrag an die Kita.
✓ Sicherungen in Deutschland
Sicherungskopien liegen verschlüsselt auf einem eigenen System in Deutschland und werden nach höchstens 15 Tagen gelöscht.
Wer außer uns Daten verarbeitet.
Wir nennen alle Dienstleister mit Namen, auch die, die nicht in Deutschland sitzen. Mit allen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung.
| Dienstleister | Wofür | Wo |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Betrieb der Server | Rechenzentrum Falkenstein, Deutschland |
| Brevo GmbH | Versand von E-Mails, zum Beispiel Zugangsdaten und Benachrichtigungen | Berlin. Unterauftragnehmer von Brevo können Daten in den USA verarbeiten, abgesichert über EU-Standardvertragsklauseln. |
| Sentry (Functional Software, Inc.) | Fehlerberichte mit technischen Angaben und einer Nutzernummer, ohne Namen und Inhalte | Gespeichert in der EU-Region. Anbieter in den USA, abgesichert über das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln. |
| Apple Push Notification Service | Zustellung von Benachrichtigungen in der iPhone-App, wenn Nutzer sie erlauben. Ohne Beträge und Gesundheitsangaben. | Apple |
Die vollständigen Angaben stehen in der Datenschutzerklärung der App.
Was ihr von uns bekommt.
Für die Daten in Kitaja ist eure Kita verantwortlich. Wir verarbeiten sie in eurem Auftrag. Damit euer Datenschutz-Ansprechpartner alles beisammen hat, bekommt ihr mit dem Angebot:
- einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag),
- als Anlage eine Übersicht der technischen und organisatorischen Maßnahmen,
- als Anlage die Liste aller Dienstleister mit Sitz und Zweck.
Die Unterlagen gibt es nicht zum Herunterladen, wir passen sie auf eure Kita an. Schreibt uns, wenn ihr sie vorab lesen wollt: hello@kitaja.de. Fragen zum Datenschutz beantworten wir unter datenschutz@kitaja.de.
Unterschrift, Kündigung, Daten.
Ist die digitale Unterschrift rechtsgültig?
Für private Betreuungsverträge schreibt das Gesetz keine besondere Form vor, die digitale Unterschrift in Kitaja ist dafür geeignet. Ihr bekommt zu jedem Vertrag ein fertiges PDF mit dokumentierter Unterschrift für eure Ablage.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen?
Ihr exportiert eure Daten jederzeit selbst aus Kitaja heraus. Nach dem Vertragsende löschen wir alle Daten endgültig von unseren Servern und bestätigen euch das schriftlich.
Was passiert, wenn es Kitaja irgendwann nicht mehr gibt?
Eure Daten gehören euch: Familien, Verträge als PDF und Fotos lassen sich jederzeit vollständig exportieren. Sollten wir den Betrieb je einstellen, sagen wir euch rechtzeitig Bescheid und helfen beim Umzug.