Alles, was das Kita-Büro braucht.
Kitaja ist in drei Bereiche gegliedert: Büro, Team und Eltern. Ihr schaltet nur ein, was ihr braucht. Welche Bereiche in welchem Paket stecken, steht auf der Preisseite.
Von der ersten Anfrage bis zur Behörde.
Der Teil, der heute die meisten Abende kostet. Bei Kitaja wird nichts zweimal getippt.
Warteliste mit Nachfassen
Jede Anfrage landet in einer Liste vom ersten Kontakt bis zur Aufnahme. Kitaja erinnert von selbst, wenn eine Familie zu lange auf Antwort wartet.
Online-Anmeldung
Familien melden sich über eine eigene Anmeldeseite eurer Kita an, auch wenn ihr keine Website habt. Die Angaben landen direkt auf der Warteliste.
Aufnahme mit einem Klick
Bei der Aufnahme wandern alle Daten aus der Warteliste in die Kinder- und Familienakte und in den Vertrag. Kein Abtippen.
Verträge mit digitaler Unterschrift
Eigene Vorlage hochladen, Felder platzieren, zur Unterschrift schicken. Eltern unterschreiben am Handy, auf Wunsch per Link ohne Konto. Am Ende steht ein fertiges PDF.
Gutschein- und Behörden-Meldungen
Die monatliche Änderungsmitteilung entsteht aus den Gutschein- und Betreuungsdaten, die ohnehin im System stehen.
Aktuell für HamburgDokumente und E-Mails aus Vorlagen
Bescheinigungen, Anschreiben und Absagen füllen sich mit den Stammdaten. Wiederkehrende E-Mails gehen auf Wunsch automatisch raus.
Kinder- und Familienakte
Alle Angaben zu Kind und Familie an einem Ort: Betreuungszeiten, Kontakte, Abholberechtigte, Verträge und Dokumente.
Aufgaben auf der Startseite
Die Startseite zeigt, was liegen geblieben ist: eine offene Anfrage, ein Vertrag ohne Unterschrift, eine fällige Meldung. Ein Klick führt an die richtige Stelle.
Statistiken
Belegung und Kennzahlen auf einen Blick, zum Beispiel für die nächste Vorstandssitzung.
Dienstplan, Stunden und Personalakte.
Wer eine Kita betreibt, ist Arbeitgeber. Kitaja hält die Pflichten zusammen, die dazugehören.
Dienstplan
Wochenraster für das ganze Team. Kitaja prüft den Plan gegen eure Regeln, zum Beispiel die Mindestbesetzung.
Zeiterfassung und Stempeluhr
Das Team stempelt selbst oder trägt Zeiten nach. Am Monatsende steht eine Auswertung bereit. Das hilft bei der gesetzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Urlaub
Urlaubsanträge, Genehmigung und Resturlaub an einem Ort, mit Erinnerung, bevor Urlaub verfällt.
Personalakte
Personalfragebogen, Arbeitsverträge und Unterlagen je Mitarbeiterin, sicher abgelegt statt im Aktenschrank.
Gehaltsunterlagen
Jede Mitarbeiterin hat ihr eigenes digitales Fach für Gehaltsabrechnungen. Nur sie und die Berechtigten sehen es.
Neue Kolleginnen
Vom Fragebogen bis zum unterschriebenen Arbeitsvertrag läuft der Start im Team digital.
Ein sicherer Kanal zu den Familien. Oder keiner.
Krankmeldungen, Termine und Fotos gehören nicht in die WhatsApp-Gruppe. Dafür gibt es die Eltern-App. Wer bewusst keinen digitalen Kanal will, schaltet das Eltern-Portal ganz ab.
Ankündigungen
Neuigkeiten an alle oder an einzelne Gruppen, auf Wunsch als Mitteilung direkt aufs Handy.
Kalender
Termine, Schließzeiten und Feste. Eltern können den Kalender in ihr eigenes Handy übernehmen.
Krankmeldung und Abwesenheit
Eltern melden ihr Kind in zwei Klicks krank oder abwesend. Das Team sieht es sofort in der Tagesliste.
Fotos mit Einwilligung
Ein Kind kann nur auf Fotos markiert werden, wenn für genau dieses Kind eine unterschriebene Einwilligung vorliegt. Eltern sehen nur Bilder ihrer eigenen Kinder.
Wochenrückblick und Geburtstage
Ein Rückblick auf die Woche und eine Erinnerung an Geburtstage, damit nichts untergeht.
Verträge und Dokumente
Eltern unterschreiben Verträge in der App und finden ihre Dokumente später selbst wieder.
Eltern-Portal aus: Eltern brauchen kein Konto und bekommen keine Benachrichtigungen. Verträge unterschreiben sie per Link, Dokumente kommen per Mail.
Jede und jeder sieht nur, was sie braucht.
Rollen und Rechte
Leitung, Team, Vorstand und Eltern bekommen jeweils eigene Rechte. Die Kassenwartin sieht die Verträge, aber keine Gesundheitsangaben.
Zwei-Faktor-Anmeldung
Ein zweiter Schritt bei der Anmeldung schützt die Konten mit den meisten Rechten.
Protokoll und Löschfristen
Wichtige Vorgänge werden protokolliert. Nach dem Ende der Betreuung werden Daten nach euren Fristen anonymisiert.
Technik, die man nicht merkt.
Auf jedem Gerät
Kitaja läuft im Browser auf Handy, Tablet und Computer, ohne Installation. Eine App fürs iPhone folgt.
Daten übernehmen
Kinder und Familien kommen per Tabelle ins System, zum Beispiel aus Excel. Beim Start helfen wir dabei.
Updates inklusive
Neue Funktionen kommen automatisch dazu, ohne Aufpreis und ohne dass ihr etwas installieren müsst.